Zásady zpracování osobních údajů

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

obchodní společnosti

AIKEN s. r. o.

se sídlem Jakubská 3, 284 01 Kutná Hora

identifikační číslo: 24698440

zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 166988

pro prodej zboží a poskytování služeb prostřednictvím on-line obchodu umístěného
na internetové adrese www.linuxmarket.cz

 

Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“) vydaných společností AIKEN s.r.o. (dále jen „Společnost“) je poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje Společnost (jako správce) zpracovává o fyzických osobách při prodeji a poskytování služeb v internetovém obchodě LinuxMarket, k jakým účelům a jak dlouho společnost tyto osobní údaje zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náležejí.

Tyto zásady jsou účinné ode dne 22. května 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“); před 25. květnem se ochrana osobních údajů řídí právními předpisy České republiky.

 

Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Společnost schopná identifikovat. V souvislosti s prodejem zboží a poskytováním služeb může ze strany Společnosti dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

 

1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o:

 

2. Údaje o zakoupeném zboží, využívaných službách a platební morálce

 

3. Technické provozní údaje

Jsou to údaje zpracovávané pro potřeby přenosu zpráv sítěmi elektronických komunikací a pro řešení případných technických problémů. Jedná se zejména o:

 

4. Údaje z komunikace mezi Společností a zákazníkem

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží mezi Společností a zákazníkem. Jedná se zejména o písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a záznamy telefonických hovorů, chatové a videochatové komunikace mezi zákazníkem a Společností.

 

5. Údaje zpracované na základě poskytnutého souhlasu

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či ochranu oprávněných zájmů Společnosti, ale jejich zpracování umožní Společnosti zlepšovat služby, zaměřit se na to, co zákazníky opravdu zajímá, a případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:

 

Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Společnosti nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

 

1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Společnosti

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Společnosti a ochranu oprávněných zájmů je podmínkou uzavření smlouvy. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům nelze smlouvu uzavřít. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely není potřeba souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou uvedeny níže.

V případě zakoupení zboží od Společnosti je Společnost oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a Společností po dobu 4 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží.

U zákazníků služeb Společnosti je Společnost oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se Společností po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se Společnosti.

V případě jednání mezi Společností a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je Společnost oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

Daňové doklady (faktury) vystavené Společností jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, archivována po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i příslušné smlouvy.

U dlužníků si Společnost ponechává osobní údaje související s dluhem ještě po dobu 4 let poté, co je dlužník vymazán z Registru sdružení SOLUS, a to z důvodu oprávněného zájmu obhájit nároky související s předáním dlužníka do Registru sdružení SOLUS.

Společnost zpracovává osobní údaje je pro marketingové a obchodními účely na základě poskytnutého souhlasu. K souhlasům poskytnutým na základě dřívějších právních předpisů (před účinností GDPR) se nepřihlíží.

Poskytnutí souhlasu k marketingovým a obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání produktů a služeb Společnosti a následující 4 roky poté nebo do doby, dokud jej zákazník neodvolá. Pro marketingové a obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v tomto dokumentu, a to po dobu, po kterou je Společnost oprávněna tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, plnění zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů, nejdéle však do odvolání souhlasu či do uplynutí doby 4 let ode dne ukončení smlouvy na služby poskytované Společností, pokud zákazník souhlas dříve neodvolá. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Společnosti pro jiné účely a na základě jiných právních titulů, v souladu s těmito zásadami zpracování osobních údajů.

Zákazník Společnosti v případě, že umožňuje využití této služby uživatelům, prohlašuje, že je oprávněn souhlas se zpracováním údajů vztahujících se k uživatelům služby pro marketingové a obchodní účely udělit.

 

2. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává Společnost s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb a produktů. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek provozovaných Společností, jsou společně s těmito kontakty zpracovány i údaje z cookies Společnosti, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny.

 

3. Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných Společností

V případě, že má subjekt ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných Společností, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek a pro účely internetové reklamy Společnosti.

 

4. Technické prostředky obdobné cookies

Zásady platné pro cookies se obdobně použijí i pro všechny ostatní prostředky umožňující dosažení podobného účinku jako v případě cookies.

 

Sdílení osobních údajů s jinými správci

Společnost je podle § 20z a § 20za zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, pro účely ochrany práv a právem chráněných zájmů prodávajících a spotřebitelů oprávněna bez souhlasu předat identifikační údaje, údaje vypovídající o bonitě, platební morálce a důvěryhodnosti Subjektu údajů do registrů, které slouží k vzájemnému informování prodávajících o schopnosti a ochotě spotřebitelů plnit své závazky.

Toto předání se vztahuje i na vztahy vzniklé v rámci podnikání nebo jiné samostatné výdělečné činnosti subjektu údajů. Společnost se může účastnit Registru fyzických osob a Registru podnikajících fyzických osob (IČO) sdružení SOLUS („Registry") a údaje o dlužnících do něj předávat.

Registry obsahují databázi subjektů údajů, které porušily smluvní závazek řádně platit za poskytnutou službu, a Společnost je oprávněna do nich za účelem ověření a hodnocení platební morálky subjektu údajů nahlížet i bez souhlasu subjektu údajů, a to jak při vzniku smluvního vztahu, tak v případě potřeby kdykoli v průběhu trvání smlouvy. Podrobnější informace jsou obsaženy v dokumentu „POUČENÍ o registrech Sdružení SOLUS", který je dostupný na www.solus.cz

.

Kategorie příjemců osobních údajů

Společnost při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Společnosti, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od Společnosti a nesmějí je využít jinak. Jde zejména o přepravu, doručování a výdej zboží, vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, hosting, provoz a správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt Společnost pečlivě vybírá a s každým uzavírá smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů, nebo je využit jiný právní nástroj v souladu s GDPR, zajišťující stejnou úroveň ochrany osobních údajů.

Seznam zpracovatelů je dostupný v Příloze č. 1 těchto Zásad. Aktuální verze seznamu zpracovatelů je vždy zveřejněna na webových stránkách www.linuxmarket.cz.

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie. Společnost nepředává osobní údaje do zemí mimo území Evropské unie. Společnost v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

 

Způsob zpracování osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Společnost vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních, tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

 

Obchodní sdělení

Pro obchodní sdělení Společnost využívá vhodné označení, ze kterého je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z obchodních sdělení zaslaných Společností je vždy zřejmé, že je Společnost jejich odesílatelem. Obchodní sdělení můžeme zasílat na buď na kontakty našich zákazníků na základě oprávněného zájmu Společnosti, a to jen do doby vyslovení nesouhlasu, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

 

Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Subjekt údajů má v případě, že pro Společnost identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže svoji totožnost, následující práva.

 

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od Společnosti:

V případě opakované žádosti je Společnost oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace lze uplatnit písemně na adrese sídla Společnosti, elektronicky na adrese eshop@linuxmarket.cz nebo prostřednictvím uživatelského účtu na webových stránkách www.linuxmarket.cz. Pro právo na kopii osobních údajů platí toto ustanovení obdobně.

 

2. Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm Společnost zpracovává. Zákazník Společnosti má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout Společnosti součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm Společnost zpracovává, nejsou přesné. Oprava bude provedena bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Právo lze uplatnit stejným způsobem jako právo na informace podle bodu 1.

 

3. Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Společnost neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může své právo uplatnit písemně na adrese sídla Společnosti nebo elektronicky na adrese eshop@linuxmarket.cz.

 

4. Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adrese sídla Společnosti nebo elektronicky na adrese eshop@linuxmarket.cz.

 

5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 GDPR má subjekt údajů právo na oznámení ze strany Společnosti v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, informuje Společnost jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů může Společnost poskytnout informaci o těchto příjemcích. Žádost lze zaslat písemně na adrese sídla Společnosti nebo elektronicky na adrese eshop@linuxmarket.cz.

 

6. Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Společnost o předání těchto údajů jinému správci.

Pokud Společnosti v souvislosti se smlouvou nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i správci určenému subjektem údajů, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti vyhovět. Žádost lze zaslat písemně na adrese sídla Společnosti, elektronicky na adrese eshop@linuxmarket.cz, případně prostřednictvím uživatelského účtu.

 

7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Společnosti.

V případě, že Společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Společnost zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku lze podat písemně na adrese sídla Společnosti nebo elektronicky na adrese eshop@linuxmarket.cz.

 

8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely může subjekt údajů kdykoli odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to písemně na adrese sídla Společnosti, elektronicky na adrese eshop@linuxmarket.cz, případně prostřednictvím uživatelského účtu.

Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

 

9. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

 

10. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

 

Příloha č. 1 – Seznam zpracovatelů osobních údajů

Není-li uvedeno jinak, udělila Společnost zpracovatelům obecné povolení zapojit do zpracování další zpracovatele splňující podmínky podle čl. 28, odst. 4 GDPR.

Zpracovatelé poskytující hosting, provoz a správu systémů IT

Zpracovatelé zajišťující přepravu, doručování a výdej zboží

Zpracovatelé zajišťující vymáhání dlužných pohledávek a právní služby

V současné době Společnost neprovádí zpracování prostřednictvím žádných zpracovatelů z této kategorie.

Zpracovatelé zajišťující vedení účetnictví, daňové poradenství a auditní služby

V současné době Společnost neprovádí zpracování prostřednictvím žádných zpracovatelů z této kategorie.

Zpracovatelé poskytující reklamní a analytické služby

Zpracovatelé zajišťující ověřování spokojenosti zákazníků

Údaje v příloze jsou platné ke dni 22. 5. 2018.

 

PDF verzi zásad zpracování osobních údajů si můžete stáhnout zde.

Běží na softwaru OpenCart, provozuje AIKEN s. r. o.
LinuxMarket je pod ochranou Podnikatelských odborů.